Privacyverklaring

1. Over hypotheekdocumenten.nl

hypotheekdocumenten.nl is een beveiligd documentenportaal voor hypotheekadviseurs en hun klanten. Dit document beschrijft hoe hypotheekdocumenten.nl omgaat met persoonsgegevens van:

• Bezoekers van de website: personen die hypotheekdocumenten.nl bekijken of via het contactformulier contact zoeken
• Abonnees (adviseurs): hypotheekadviseurs die een abonnement hebben op het platform
• Klanten van abonnees: eindgebruikers die via het portaal documenten uploaden (zie ook: rollen en verantwoordelijkheden)

2. Rollen en verantwoordelijkheden (AVG)

Het is belangrijk te begrijpen wie verantwoordelijk is voor het omgaan met persoonsgegevens:

• Voor websitebezoek en abonnementsgegevens: hypotheekdocumenten.nl treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen doel en middelen van de gegevensverwerking.
• Voor klantgegevens in het portaal: De adviseur (uw abonnee) is de verwerkingsverantwoordelijke. hypotheekdocumenten.nl treedt op als verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend op instructie van de adviseur. Vragen over uw gegevens stuurt u naar uw adviseur; voor technische vragen kunt u hypotheekdocumenten.nl bereiken via info@hypotheekdocumenten.nl.

3. Welke gegevens verwerken wij?

hypotheekdocumenten.nl verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatienaam en bericht.
• Abonnees (adviseurs): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en inloggegevens (versleuteld).
• Klanten van adviseurs: naam, e-mailadres, geboortedatum, financiële documenten (loonstroken, jaaropgaven, bankafschriften, belastingaangiftes), woningdocumenten (koopakte, taxatierapport, WOZ-beschikking, eigendomsakte), identiteitsdocumenten en overige documenten die de adviseur opvraagt in het kader van hypotheektrajecten.
• Technische gegevens: IP-adres, inloggegevens, browsertype, cookie-informatie en zeitstempel van acties.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

hypotheekdocumenten.nl verwerkt gegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Het leveren van het portaal, het beheren van abonnementen, en het veilig aanbieden van documenten aan adviseurs en hun klanten.
• Communicatie: Het beantwoorden van contactverzoeken, het sturen van herinneringse-mails, statusupdates en ondersteuning.
• Beveiliging: Het voorkomen van onbevoegde toegang, detectie van misbruik, fraude-onderzoek, en het bijhouden van activiteitenlogboeken voor audit en compliance.
• Wettelijke verplichtingen: Het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Verbetering van diensten: Het analyseren van patronen (zonder persoonsgegevens te profileren) om de veiligheid en functionaliteit van hypotheekdocumenten.nl te verbeteren.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor direct marketing zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Rechtsgrondslagen (AVG)

De verwerking van uw gegevens steunt op de volgende rechtsgrondslagen:

• Contractuitvoering (art. 6 lid 1 sub b AVG): Verwerking die nodig is voor het voldoen aan een overeenkomst (abonnement, portaalgebruik).
• Rechtmatig belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): Verwerking ter bescherming van veiligheid, fraudedetectie, en verbetering van diensten.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): Verwerking ter naleving van wet- en regelgeving.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): Waar van toepassing, verwerking op basis van uw expliciete toestemming.

6. Bewaartermijnen

• Contactformulier: gegevens worden maximaal 12 maanden bewaard, daarna verwijderd.
• Abonneegegevens: zolang het abonnement actief is, en maximaal 30 dagen na beëindiging.
• Klantdossiers in het portaal: De adviseur bepaalt de bewaartermijn. Documenten worden automatisch verwijderd nadat deze termijn verstrijkt, of op verzoek van de adviseur.
• Activiteitenlogboeken en inloggegevens: maximaal 90 dagen.
• Technische/backup-gegevens: maximaal 30 dagen.

7. Beveiliging van uw gegevens

hypotheekdocumenten.nl neemt de bescherming van uw gegevens zeer serieus en past de volgende beveiligingsmaatregelen toe:

• Versleutelde communicatie: Alle verbindingen naar hypotheekdocumenten.nl zijn beveiligd met TLS 1.2 of hoger (HTTPS).
• Versleutelde opslag: Documenten in het portaal worden versleuteld opgeslagen met AES-256 encryptie, zodat zij niet leesbaar zijn zonder de juiste decryptiesleutel.
• Wachtwoordbeveiliging op twee kanalen: Klanten die via het portaal documenten uploaden, ontvangen de portaallink en het toegangswachtwoord via twee aparte e-mails. Dit zorgt ervoor dat link en wachtwoord niet tegelijk in dezelfde communicatie reizen.
• Twee-factor authenticatie (2FA): Adviseurs moeten twee-factor authenticatie (2FA) via Google Authenticator inschakelen voordat zij het platform productief kunnen gebruiken. Dit vereist naast het wachtwoord ook een tijdgebonden 6-cijferige code.
• Sessie-management: Sessies van adviseurs verlopen automatisch na inactiviteit. Klanten moeten zich opnieuw aanmelden voor elke nieuwe sessie.
• Toegangsbeperkingen: Alleen de relevante adviseur heeft toegang tot de documenten van zijn klanten. Andere adviseurs kunnen deze niet inzien.
• Monitoring en logboeken: Alle toegang tot het portaal wordt gelogd. Verdachte activiteiten kunnen worden opgespoord en onderzocht.

8. Delen van gegevens met derden

hypotheekdocumenten.nl deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening:

• Hostingprovider (Strato AG): hypotheekdocumenten.nl is ondergebracht op servers van Strato AG (Duitsland), een ISO-27001-gecertificeerde provider binnen de EU/EER. Strato verwerkt gegevens onder een verwerkersovereenkomst en mag deze niet voor eigen doeleinden gebruiken.
• E-maildiensten: Notificaties en herinneringen worden verzonden via de e-mailserver van Strato.
• Betalingsverwerking (Stripe): Abonnementsbetalingen worden verwerkt door Stripe Payments Europe, Ltd. Stripe ontvangt rechtstreeks uw naam, e-mailadres en betaalgegevens; hypotheekdocumenten.nl slaat creditcard- of bankgegevens niet zelf op.

Alle derde partijen ondertekenen verwerkersovereenkomsten en zijn gebonden aan dezelfde privacystandaarden. Uw gegevens worden niet verkocht aan adverteerders, datahandelaren of andere commerciële derden. Gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

9. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15): U kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die hypotheekdocumenten.nl over u verwerkt.
• Recht op rectificatie (art. 16): U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering/vergetelheid (art. 17): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, behalve waar een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking (art. 18): U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde situaties.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20): U kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat (bijvoorbeeld CSV) te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21): U kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking.
• Recht op geen geautomatiseerde besluitvorming (art. 22): U hebt recht op menselijke beoordeling voor beslissingen die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

Verzoeken kunt u indienen via info@hypotheekdocumenten.nl of via uw adviseur. hypotheekdocumenten.nl reageert binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies en sessies

hypotheekdocumenten.nl maakt gebruik van technisch noodzakelijke sessie-cookies. Deze cookies zijn vereist voor het functioneren van het portaal (ingelogd blijven, CSRF-bescherming) en worden niet gebruikt voor tracking, profiling of marketing. Er worden geen tracking-cookies of analytische cookies van derden geplaatst. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

11. Internationale gegevensoverdracht

Alle persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen in de Europese Economische Ruimte (EER). hypotheekdocumenten.nl voert geen gegevensoverdracht uit naar landen buiten de EER, tenzij met adequate waarborgen (zoals standaardcontractbepalingen).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

hypotheekdocumenten.nl behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen wordt u geïnformeerd via e-mail of via een kennisgeving op het platform. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

13. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over hoe hypotheekdocumenten.nl omgaat met uw gegevens, kunt u contact opnemen via: